Atualmente encontra-se em implantação o projeto do Governo Federal intitulado de “e-Social” que provocará, como já vem provocando, diversas mudanças nas rotinas das obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas, às quais também estarão subordinados os condomínios.

Por tal razão, visando preparar os clientes para as referidas mudanças que entrarão em vigor a partir de janeiro/2019, a Atlantis Administradora de Condomínios vem alertar e esclarecer alguns aspectos das novas regras, ante a relevância do assunto e a necessidade das adequações a serem observadas pelos condomínios.

O e-Social é um sistema de escrituração digital que tem por objetivo unificar o envio de informações pelo empregador de todos os eventos relacionados aos seus empregados, notadamente aqueles destinados ao Instituto Nacional do Seguro Social – INSS, Ministério do Trabalho e Emprego – MTE, Secretaria da Receita Federal do Brasil – RFB e Caixa Econômica Federal.

Tal unificação visa resguardar os direitos trabalhistas e previdenciários de todos os empregados. Com o e-Social a fiscalização pelos órgãos de controle será quase automática. Os condomínios que não se adequarem ao e-Social estarão sujeitos às multas já previstas nas legislações fiscais, tributárias, previdenciárias e trabalhistas.

Assim, todas as rotinas que atualmente os administradores estão acostumados sofrerão mudanças significativas para a validação e envio dos eventos, que deverão ser observados, conforme alguns que listamos abaixo:

I – Admissão de empregados

O evento de nova admissão deve ser transmitido até o dia imediatamente anterior ao do início da prestação do serviço, sendo habilitada a recepção para o evento até 30 dias antes da data de admissão que está sendo informada. O evento poderá ser cancelado até o próprio dia da admissão, caso esta não venha a ocorrer efetivamente.

Não será possível a admissão do trabalhador se não prestadas as devidas informações de seu cadastro.

Significa dizer que em nenhuma hipótese o empregado poderá iniciar suas atividades no condomínio sem que as informações de sua admissão tenham sido encaminhadas à Atlantis e enviadas ao e-Social pelo menos um dia antes.

É obrigatório que dentro desse prazo sejam entregues à Atlantis todos os documentos que instruem a admissão, inclusive o exame admissional, caso contrário o empregado não poderá ser admitido na data pretendida.

II – Contratação de trabalhador sem vínculo empregatício

O evento também deve ser transmitido até o dia imediatamente anterior ao do início da prestação do serviço.

III – Afastamentos temporários

Deverá ser informado em até 10 dias da ocorrência do afastamento do empregado, inclusive aqueles afastamentos por período inferior a 15 (quinze) dias.

IV – Acidente de Trabalho

As informações de acidente de trabalho deverão ser enviadas até o 1º dia útil seguinte ao da ocorrência e, em caso de morte, de imediato.

V – Desligamento

O evento informando o desligamento de um empregado deverá ser enviado até o 1º dia útil seguinte à data do desligamento, no caso de aviso-prévio trabalhado, ou do término de contrato por prazo determinado, e até 10 dias seguintes à data do desligamento nos casos de aviso prévio indenizado.

Quando o desligamento se der por meio de aviso prévio trabalhado não será possível sua assinatura com data retroativa, visto que o aviso deverá ser informado no sistema e-Social. Ou seja, o período desta modalidade de aviso deverá ser efetivamente trabalhado nos moldes da legislação, sob pena de a não observância ser tida como atraso no pagamento da rescisão com aplicação de multa.

Em nenhuma hipótese será possível o envio de informações de desligamento com datas retroativas.

VI – Férias

O aviso de férias deverá ser informado 30 dias antes do gozo, e não haverá possibilidade de retroagir o aviso.

O gozo de férias não poderá coincidir com dias de sábados, domingos, feriados, nem iniciar nos dois dias que antecedem feriados e dia de repouso semanal remunerado.

O pagamento das férias deve ser realizado até dois dias antes do início das mesmas, sob pena de pagamento em dobro.

VI – Exames periódicos.

Obrigatórios a todo os empregados anualmente os exames ocupacionais periódicos, e semestralmente para as atividades insalubres.

Por tal razão, recomendamos que o condomínio já providencie o quanto antes a renovação dos exames que tenham sido realizados a mais de 12 meses.

Os exames destinados à mudança de função e retorno ao trabalho também deverão ser encaminhados ao e-Social.

VII – Alterações e Atualizações de cadastros de empregados

A Atlantis deverá ser comunicada de qualquer alteração nos dados do empregado, haja vista que tais informações devem ser informadas de imediato ao e-Social.

A Atlantis Administradora de Condomínios está preparada para atender aos seus clientes em tudo que se relacione com as novas regras implantadas pelo e-Social. Recomendamos que a partir de janeiro/2019 não sejam adotadas medidas trabalhistas sem a prévia consulta ao nosso Departamento Pessoal, que buscará sempre orientar os síndicos acerca dos procedimentos corretos a serem seguidos, visando assim evitar a incidência de multas e penalidades.